Toto je skrátený report z reálnej zákazky. Mená firmy a jej systémov sú nahradené všeobecným popisom, čísla a závery sú pôvodné.
B2B distribučná firma, okolo 30 ľudí, na trhu vyše 25 rokov. Firmu živia ponuky - a každá ponuka vzniká z dopytu, ktorý prejde štyrmi rukami a štyrmi programami:
Zákazník pošle e-mail, často s prílohou. Dopyt sa zaregistruje do internej aplikácie na ponuky: termín, množstvo, kontakty.
Dopyt doputuje k človeku, ktorý počíta cenu. Ten osloví dodávateľov e-mailom.
Dodávatelia odpovedia každý inak: e-mail, PDF, niekedy aj SMS. Niekto to všetko prepíše do kalkulačnej tabuľky v Exceli, kde sa z nákupných cien stane predajná cena.
Z Excelu sa cena prenesie späť do internej aplikácie a ponuka odíde zákazníkovi.
Majitelia tušili, že je to pomalé, chybové a berie ľuďom čas. Chceli vedieť, kde začať.
Na workshope sa ukázali tri miesta, kde proces bolí najviac:
Odpovede dodávateľov chodia v e-mailoch, PDF aj SMS a niekto ich ručne prepisuje do kalkulačnej tabuľky. Prepisovanie a dopĺňanie pritom zaberie viac času než samotné počítanie ceny. Ľudia preskakujú medzi štyrmi programami: e-mail, Excel, interná aplikácia na ponuky, starší podnikový systém.
Žiadna jednotná šablóna, logika členenia sa líši súbor od súboru. V dnešnej podobe sa nad tým nedá nič automatizovať; najprv by sa tabuľky museli zjednotiť. Počet je odhad z workshopu, sám som tabuľky nepočítal.
Nikde nie je zapísané, kto čo vie vyrobiť ani ako rýchlo ktorý dodávateľ reaguje. Všetko to nosí v hlave pár ľudí - a keď niekto z nich odíde, firma o to príde.
Klient sám žiadnu úsporu spočítanú nemal - a ja nebudem predstierať meranie, ktoré neprebehlo. Pri najväčšej strate, ručnom prepisovaní cien, vychádza odhad takto:
| ~10 dodávateľských odpovedí denne, ~5 minút prepisu každej | ~50 min |
| Prenos každej ceny do kalkulačnej tabuľky, 2-3 minúty | ~25 min |
| Ručné prepisovanie celkom | 70-80 min denne |
|---|---|
| Automat spoľahlivo prečíta polovicu až väčšinu odpovedí | úspora 30-60 min denne |
Odhad z toho, čo mi na workshope povedali, nie meranie. U vás vyjde iné číslo a spočítame si ho spolu.
Ušetrený čas je kapacita navyše: tí istí ľudia stihnú vybaviť viac dopytov. Ľavý stĺpec sú modelové predpoklady - u vás si dosadíme vaše čísla.
| Úspora 60 minút denne, 2 ľudia, 21 pracovných dní | ~42 hodín mesačne navyše |
| Ponuka zaberie zhruba 2 hodiny práce | +20 ponúk mesačne |
| Uspeje zhruba 30 % ponúk | +6 zákaziek mesačne |
| Priemerná zákazka 1 700 EUR | obrat +10 200 EUR mesačne |
| Marža 25 % | prínos +2 550 EUR mesačne |
| Pomocník: obstaranie ~4 100 EUR, prevádzka ~120 EUR mesačne | náklad |
| Návratnosť pomocníka | necelé 2 mesiace |
|---|
A aj keby kapacita nepriniesla jedinú ponuku navyše: 42 hodín mesačne je práca za viac než tisíc eur.
Odhad obstarania ~4 100 EUR je pôvodné číslo z reportu. Dnes podobných pomocníkov staviam a dodávam sám, orientačne za 2 100 EUR - návratnosť potom vychádza zhruba za mesiac.
Príležitostí sa našlo viac, než má zmysel robiť naraz. Report ich radí podľa dvoch otázok: koľko to firme prinesie a koľko práce to bude stáť. Tu je päť najdôležitejších:
Nič. Čo vychádza takto, do plánu nepatrí.
Na dvoch miestach som povedal nie. Práve tieto dve "nie" klienta chránili pred najdrahšími chybami:
Cena tu nie je mechanický výpočet. Každý dopyt je iný a pri kalkulácii vzniká obchodné rozhodnutie a často aj nová obchodná príležitosť. Ľudia, ktorí ceny počítajú, ten priestor sami chránili: keby cenu staval automat, zmizne. AI tu smie nanajvýš napovedať z histórie ("podobnú vec ste robili vlani za toľko").
Každý zákazník dopytuje inak: voľný text, vlastná tabuľka, PDF s obrázkami. A z e-mailu sa nedá spoľahlivo spoznať, akú podobu ponuky zákazník čaká: jeden veľký zákazník chce ceny vyplniť do svojej vlastnej tabuľky a kedykoľvek môže prísť ďalší s inou. Chyba tu znamená prehratú zákazku. Dva nápady na automatizáciu som preto vyradil úplne: aby AI sama z dopytu rovno stavala ponuku a sama vypĺňala zákaznícke tabuľky. AI smie čítať a predvypĺňať - ale nesmie za človeka rozhodnúť, ako má ponuka vyzerať, a nesmie nič odoslať bez kontroly.
Začal by som vyťahovaním dát z e-mailov rovno do kalkulácií - ručné prepisovanie dnes beží na oboch koncoch procesu.
Prichádzajúci dopyt od zákazníka aj odpoveď dodávateľa.
Kto dopytuje, aké položky, aké ceny.
Človek skontroluje a schváli. Nič neodchádza samo.
Dá sa začať hneď a nesiaha do existujúcich systémov. Keď sa neosvedčí, vypne sa a proces ide ďalej ako predtým.
Prvý krok ušetrí čas hneď, ale dáta ďalej zostávajú na štyroch miestach: e-mail, Excel, aplikácia na ponuky a starší podnikový systém. Dlhodobý smer je jedno miesto - jedna databáza dopytov, ponúk a histórie cien.
Ciest tam vedie viac a rozhodujú peniaze a tempo. Prvý krok má zmysel práve preto, že funguje, aj keby k veľkej prestavbe nikdy nedošlo.
Klient si ten prvý krok vybral a zavedenie nechal na mňa. Pomocník sa teraz stavia pod mojím vedením - číta prichádzajúce dopyty a pripravuje podklad, ktorý človek len skontroluje a schváli. Report neskončil v šuplíku.
Pilot už beží na reálnych dátach: zo skutočného dopytu pomocník vyťažil všetkých 47 položiek vrátane špecifikácií a pripravil kalkulačnú tabuľku. Jeden pilotný prípad zatiaľ nič nedokazuje, ale presne toto má prvý krok robiť.
Za 30 minút vám poviem, či to má pre vašu firmu zmysel. A keď sa podľa plánu rozhodnete ísť do toho, zavedenie dotiahnem s vami - rovnako ako pri tejto firme.